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La réalisation d’un état des lieux du cimetière
La réalisation d’un état des lieux du cimetière
Connaître son cimetière permet aux communes de prendre les décisions adaptées à chaque situation et d’éviter d’engager la responsabilité de la commune.
Maintenant il arrive bien souvent que dans ce domaine, la collectivité se retrouve généralement face à une situation héritée des équipes précédentes.
De plus en plus de Mairies voudraient maîtriser les informations relatives à son cimetière afin de limiter les situations délicates voire contentieuses.
Étape 1: Rassembler les documents existants.
En fin de compte il est inutile de dépenser des sommes considérables pour réaliser un plan.
De plus en plus d'entreprises vous proposerons des plans 3d avec géolocalisation etc … pour autant là n'est pas l’essentiel, votre plan papier dans la plupart des cas suffira .
Ne focalisez pas tous vos moyens sur des plans, mais plutôt sur les documents nécessaires à la gestion de votre cimetière, comme vos actes de concessions, les arrêtés d'inhumations ,vos autorisations de travaux délivrées, l' identification des défunts et commençons dans cet ordre.
Étape 2 : Trier les autorisations d’inhumer et d’exhumer
Les inhumations et les exhumations sont autorisées par le maire de la commune où les opérations sont réalisées. L’analyse de ces actes permet donc d’avoir un état des lieux précis des personnes inhumées et d’avoir des informations sur la destination des personnes exhumées (la demande d’exhumation est faite en donnant la destination du défunt).
Il existe normalement une obligation de recenser annuellement dans un registre ces différents mouvements.
Étape 3 : Trier les actes de concession
- cimetière concerné (si la commune à plusieurs cimetières)
- numéro de titre et numéro de plan s’il est différent
- type de concession (familiale, collective, individuelle)
- durée de la concession;
- monument placé sur la sépulture (caveau, monument, etc.)
- dates de début et d’échéance de la concession
- nombre de places
- superficie de la sépulture
- titulaire de la concession avec sa civilité, son nom de naissance, son prénom, sa date de naissance, son adresse, ses informations de contact (téléphone, mail, etc.)
- tarif de la concession
- renouvellements opérés (par qui, nouvelle durée, etc.)
- liste des mouvements (personnes inhumées et exhumées )
- dates de ces mouvements
- ayants droit si connus
Pour les informations manquantes, il est possible
- de faire appel aux «anciens» de la commune
- d’utiliser le bulletin municipal pour demander aux administrés de se manifester (éventuellement par voie de presse pour une publicité plus large)
- de rechercher les actes de concession à la trésorerie ou aux archives départementales.
Étape 4 : Vérifier les registres concernant les cendres
Les personnes dont les cendres sont dispersées au jardin du souvenir (ou autre lieu de dispersion) doivent être recensées (registre ou autre type de support).
Les personnes nées sur la commune dont les cendres sont dispersées en pleine nature sont également mentionnées dans un registre (déclaration des personnes ayant dispersé et mention dans un registre tenu par la commune du lieu de naissance du défunt).
Étape 5 : Faire un plan du cimetière
La réalisation d’un plan du cimetière est facultative mais conseillée car il permet de situer géographiquement les tombes et de renseigner au mieux les familles et les professionnels intervenant dans le cimetière pour éviter toute confusion.
Le plan doit être clair mais pas nécessairement d’une précision extrême.
Le plan étant un élément d’information pour la gestion du cimetière et n’ayant aucune valeur liante pour les tiers (familles, opérateurs funéraires), il peut être schématique.
Lugh Concept peut vous aider à réaliser votre plan 2d simple afin que vous puissiez y déposer vos emplacements très simplement.
Une solution peut consister aussi à nous fournir un plan papier que nous numériserons, ou tout simplement une simple vue fournie par vos soins d'une vue aérienne prise par l'un de vos administrés.
Etape 6 : Faire une analyse des monuments funéraires
Un relevé sur les pierres tombales peut être une source d’informations supplémentaires. Il convient toutefois de recouper ces informations. En effet, le nom d’une personne exhumée n’est pas nécessairement effacé et celui d’une personne inhumée n’y est pas nécessairement inscrit. Les mentions figurants sur les stèles sont normalement autorisées par le maire.
Étape 6 bis : En complément, faire des photos des monuments funéraires
Cela permet de compléter le relevé ci-dessus sans avoir à se déplacer au cimetière sans arrêt. De plus, cela facilite le déclenchement de procédures particulières (péril, concessions en état d’abandon, etc.).
Étape 7 : Vérifier le registre des personnes dont les restes sont placés à l’ossuaire.
Cela permet de recouper cette information avec la présomption de la présence de corps censés être inhumés dans une sépulture du cimetière (nom figurant sur une stèle dans le cimetière et non effacé).
Étape 8 : Recenser les délibérations fixant les tarifs et les catégories des concessions
Cela permettra de compléter certains titres de concession incomplets (tarifs, durées de concessions existantes par exemple).
Par ailleurs, il s’agit d’un bon indice pour savoir si la sépulture est en terrain commun ou en concession. En effet, la comparaison entre la date de création de la tombe et la date de la création des concessions donnerait un indice sur le régime applicable à certaines sépultures.
Étape 9 : Recenser les déclarations ou autorisations de travaux
La loi n’impose pas de formalité préalable avant travaux dans le cimetière (sauf opérations sur les corps).
En revanche, si la commune a un règlement de cimetière, elle peut y imposer un régime spécial pour les travaux dans le cimetière. Dans ce cas, il peut être intéressant de répertorier ces documents et de les lier directement aux sépultures concernées.
Étape 10 : Recenser les demandes particulières
Il s’agira de courriers qui mentionneraient, par exemple:
le refus de crémation
une demande de rétrocession de concession
une demande d’emplacement géographique particulier
un renoncement à son droit d’être inhumé dans une concession, etc.
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